Inlämning av material till Valvira via e-post
Vi rekommenderar att skrivelser och andra dokument lämnas in till Valviras registratorskontor på kirjaamo(at)valvira.fi i stället för tjänstemännens personliga e-postadresser. Valviras elektroniska ärendehantering kan även användas vid flera av Valviras tillstånds- och tillsynsärenden.
Skrivelsen och de bifogade dokumenten ska lämnas in som separata filer. Skrivelsen kan vara en text i e-postens meddelandefält. Sekretessbelagda uppgifter eller andra känsliga personuppgifter, såsom hälsouppgifter eller socialvårdens klientuppgifter, ska dock aldrig lämnas in som ett vanligt e-postmeddelande, inte ens som bilaga till ett vanligt e-postmeddelande. Sekretessbelagda uppgifter ska lämnas in via tjänsten för sekretessbelagda meddelanden.
E-postens meddelandefält
- Meddelandets rubrik ska anges kort och informativt i e-postens ämnesfält.
- Om avsändaren vet ärendets diarienummer, ska detta nummer anges i ämnes- eller meddelandefältet.
Namngivning av filer
- Filen ska ges ett namn som tydligt beskriver filens innehåll.
- För Valviras ärendehanteringssystem bör filnamnet bestå av högst 80 tecken.
- Vi rekommenderar också att filnamnet innehåller en preciserande uppgift, såsom dokumentets datum och/eller namnet på personen som dokumentet gäller.
- Om det finns en numrerad förteckning över bilagor i skrivelsen, bör samma nummer som i förteckningen läggas till i början på bilagans filnamn.
- Ett bra filnamn är till exempel ”Bilaga 1 Examensbetyg 1.2.2021 Maija Meikäläinen”.
Önskade filformat
- Textfiler: pdf, txt, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, odp, odg, odf. Om möjligt bör man använda filformatet ”PDF/A” som är direkt arkivbeständigt inom Valviras ärendehanteringssystem.
- Valvira önskar att bildfiler inte lämnas in per e-post. Eventuella bilder bör konverteras till PDF- eller PDF/A-format. Detta underlättar handläggningen av ärendet.
- Den maximala storleken på en enskild fil i e-tjänsten är 10 MB.
- Den maximala storleken på e-postmeddelandet och bilagorna till det är 50 MB.
- Den maximala storleken på ett krypterat e-postmeddelande och bilagorna till det är 400 MB.
Avsändaren har ansvaret för att meddelandet till myndigheten kommer fram. Avsändaren får ett automatiskt kvitteringsmeddelande då e-postmeddelandet kommit fram till registratorskontoret.