Frågor och svar

Frågor och svar om egenkontroll

Vad innebär anmälningsskyldigheten som föreskrivits för personalen enligt 48 och 49 § i socialvårdslagen för egenkontrollen och på vilket sätt ska den framgå av planen för egenkontroll som ska hållas framlagd för allmänheten?

Bestämmelserna om anmälningsskyldigheten för socialvårdens personal trädde i kraft i bör-jan av år 2016. Personer som arbetar i uppgifter inom socialvården ska utan dröjsmål meddela den person som ansvarar för verksamheten om han eller hon vid skötseln av sina uppgifter lägger märke till eller får kännedom om ett missförhållande eller en uppenbar risk för ett missförhållande vid tillhandahållandet av socialvård för klienten. Anmälningsskyldigheten gäller anställda såväl inom den offentliga som den privata sektorn. Den person som tar emot anmälan ska anmäla ärendet till den ledande tjänsteinnehavaren inom kommunens socialvård. Anmälan kan göras trots sekretessbestämmelserna. Chefen ansvarar för att varje arbetstagare är medveten om hur anmälningsskyldigheten fungerar i praktiken.

Inom arbetsgemenskapen bör samtal föras med personalen om att anmälningsskyldigheten uttryckligen gäller missförhållanden som observeras i klientservicen och klientsäkerheten samt risken för att sådana uppstår – inte t.ex. frågor som gäller inbördes kontroverser mellan de anställda, om de inte har betydelse för klientsäkerheten.

Om missförhållandet inte kan rättas till ska ärendet anmälas till regionförvaltningsverket. Den person som gjort anmälan får inte bli föremål för negativa motåtgärder till följd av anmälan.

En instruktion om hur anmälan görs och en anmälningsblankett fogas till handlingarna för egenkontroll. I planen för egenkontroll som hålls offentligt framlagd införs även en beskrivning av på vilket sätt personalen gör en anmälan och hur ett ärende som tagits upp be-handlas och korrigeras inom ramen för egenkontrollen.

Vem gör upp planen för egenkontroll enligt 47 § i socialvårdslagen (1301/2014) och vilka saker ska egenkontrollen fokuseras på?

Allmänt

I 47 § i socialvårdslagen som trädde i kraft i början av april 2015 föreskrivs om förverkligan-det av egenkontroll inom alla de tjänster som ingår i 14 § i socialvårdslagen. Tidigare har bestämmelser om egenkontroll ingått i 6 § i lagen om privat socialservice (922/2011) och i 23 § i äldreomsorgslagen (980/2012). Därför har den planmässiga egenkontrollen införts gradvis inom de privata och offentliga tjänsterna. Valvira har utfärdat en föreskrift (1/2014) till verksamhetsenheterna om planen för egenkontroll: innehåll, uppgörande och uppföljning. Vid sidan av den har en blankett för egenkontrollsplan utarbetats som ger vägledning i hur planen ska uppgöras. Föreskriften och blanketten finns på Valviras webbplats.

Valviras föreskrift (1/2014) är riktad till verksamhetsenheter som tillhandahåller tjänster. Syftet är att styra genomförandet av egenkontrollen såväl inom privata som offentliga verk-samhetsenheter som tillhandahåller tjänster samt inom stödtjänsterna som ingår i hemservicen. När socialvårdslagen trädde i kraft 1.4.2015 blev planen för egenkontroll obligatorisk även inom tjänster som ges på socialvårdsbyråerna, såsom utkomststöd, socialarbete, barnskydds-, missbrukar- och handikapptjänster. Före den nya socialvårdslagen gällde för-pliktelsen av planmässig egenkontroll inte vid offentligt drivna barnskyddsanstalter, enheter som producerade tjänster för handikappade och utvecklingsstörda samt enheter för miss-brukarvård och mentalvårdstjänster. Efter 1.4.2015 har det varit obligatoriskt även för ovannämnda offentliga verksamhetsenheter att införa egenkontroll enligt Valviras föreskrift.

I tjänster som anges i 14 § i socialvårdslagen och som tillhandahålls på andra ställen än vid verksamhetsenheter genomförs egenkontrollen i tillämpliga delar enligt Valviras föreskrift. Bestämmelser om klientens rättigheter och servicekvalitet finns i socialvårdslagen och i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000). Dessutom innehåller olika speciallagar om vissa klientgrupper bestämmelser om särskilda rättigheter, till exempel om uppgörandet av ett specialomsorgsprogram vid tjänster som tillhandahålls för ut-vecklingsstörda.

Socialvårdslagens 4 kapitel (Tillhandahållande av socialvård) innehåller bestämmelser om omständigheter som gäller servicekvalitet och klientens rättigheter under serviceprocessen vilkas genomförande ska garanteras genom egenkontroll. Egenkontrollen inriktas på serviceprocessens delområden och riskerna bedöms uttryckligen ur klientens synvinkel. Serviceprocesser inom det sociala arbetet är socialarbetet i dess olika former, inklusive socialjour, socialhandledning, social rehabilitering och familjearbete samt andra socialtjänster som kommunen ordnar. Även de förpliktelser varom föreskrivs i speciallagstiftningen ska beaktas vid egenkontrollen inom olika klienters serviceprocesser.

Uppgörande av en plan för egenkontroll

Ärendehelheter som tas upp i Valviras föreskrift är kraven som ställs på uppgörandet av planen för egenkontroll (kapitel 3), basuppgifterna om servicen (verksamhetsenhetens namn, kontaktuppgifter, kontaktuppgifterna för den ansvariga personen för egenkontrollen, service och den samlade servicen samt tjänster som upphandlas som underleveranser), verksamhetsidé, värderingar och principer samt riskhanteringsprocessen som är den centrala processen när egenkontrollen verkställs. Planeringen och verkställandet av egenkontrollen är en gemensam sak för hela arbetsgemenskapen, och det är synnerligen viktigt att cheferna och ledningen förbinder sig till samarbete. Arbetstagarna känner bäst till sitt eget arbete och riskerna i samband med servicen för sina klienter och arbetstagarna måste därför få delta både i planeringen och genomförandet av egenkontrollen. Klienter och anhöriga måste få möjlighet att påverka servicekvaliteten genom klientrespons och annat deltagande.

De anställdas engagemang i att utveckla tjänsterna stärks även av paragraferna 48 och 49 i socialvårdslagen, vilka trädde i kraft i början av år 2016. I dessa paragrafer föreskrivs om de anställdas förpliktelse att göra en anmälan till den person som ansvarar för verksamheten om de lägger märke till ett missförhållande eller en uppenbar risk för ett missförhållande när de tillhandahåller socialvård för sina klienter. Förhållningsregler som gäller anmälningsplikten ska införlivas i planen för egenkontroll, vilket i praktiken betyder att även missförhållanden som uppdagas till följd av en sådan anmälan ska behandlas och rättas till inom ramen för egenkontrollen.

Enligt regeringens proposition (164/2014 rd, s.147) avses med missförhållande t.ex. brister i klientsäkerheten, illabehandling av klienter och åtgärder i verksamhetskulturen som är skadliga för klienterna. Med illabehandling avses fysisk, psykisk eller kemisk, dvs. med lä-kemedel orsakad, illabehandling.

Innehållet i planen för egenkontroll

Bland de viktigaste ärendehelheterna som följs upp inom egenkontrollen är, förutom klient-säkerheten, bemötandet av klienten samt klientens delaktighet och rättsskydd. Klientsäkerheten är ett vidare begrepp inom socialvården än inom hälso- och sjukvården. Den innefattar fysisk säkerhet, men också psykisk och social säkerhet. I Valviras föreskrift (punkt 4.4) anses klientsäkerheten även innefatta antalet anställda och personalstrukturen, principerna för anlitandet av vikarier samt uppgifter om på vilket sätt personalresursernas tillräcklighet säkerställs.
Ärenden som ska säkerställas genom egenkontroll är även lagenlig hantering och registre-ring av klient- och patientuppgifter samt ärenden som gäller dataskydd och informationssäkerhet (Valviras föreskrift, kapitel 4.5). Registreringen av klient- och patientuppgifter regleras av lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007), klientlagen (812/2000) och lagen om klienthandlingar inom socialvården (254/2015), som träder i kraft gradvis (till alla delar senast år 2021). Bestämmelser som ska beaktas vid behandlingen av klientuppgifter finns också i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och personuppgiftslagen (523/1999). THL har utfärdat en föreskrift om genomförandet av dataskydd och informationssäkerhet som ger vägledning i egenkontrollen i samband med klientdatasystem. Den utgör en del av socialvårdens egen-kontroll, men genomförs enligt THL:s föreskrift (2/2015).

Uppföljning av planen för egenkontroll

I fråga om uppdateringen av planen finns det en bestämmelse i Valviras föreskrift om att planen ska uppdateras när det sker ändringar i verksamheten som anknyter till servicens kvalitet och klientsäkerheten. Uppföljningen av planen för egenkontroll är ett led i riskhante-ringsprocessen och definieras i samband med den. Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av chefen som ansvarar för verksamheten (kollegialt organ, socialnämnden el. dyl.). Egenkontrollen som genomförs vid verksamhetsenheterna är avsedd att fungera som en in-tegrerad del av den egenkontroll som bedrivs inom det sociala arbetet.

Vilka instanser berörs av egenkontrollen som föreskrivits för tillhandahållare av tjänster enligt 5 b kap i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) och på vilket sätt förhåller den sig till den övriga egenkontrollen inom socialvården?

Bestämmelsen om skyldigheten för tillhandahållare av socialvårdstjänster och tillhandahål-lare av hälso- och sjukvårdstjänster att utarbeta en plan för egenkontroll med tanke på informationssäkerheten, dataskyddet och användningen av informationssystem trädde i kraft i början av april år 2015 och gäller både privata och offentliga servicegivare. Syftet med egenkontrollen är att säkerställa ett ändamålsenligt genomförande av informationssäkerhet och dataskydd vid verksamhetsenheterna. THL har utfärdat en föreskrift om innehållet i egenkontrollen av dataskyddet och informationssystemen samt en blankettmall.

Planen för egenkontroll i fråga om dataskydd och informationssystem är inte ett offentligt dokument på samma sätt som planen som gäller den samlade servicen inom socialvården. Den tar dock upp frågor som ska beaktas inom egenkontrollen och kompletterar den egenkontroll som gäller hanteringen av sekretessbelagda klientuppgifter vid verksamhetsenheter för socialvård.

Planen för egenkontroll som gäller dataskydd och informationssystem behöver inte som sådan bifogas till den plan för egenkontroll som ska hållas framlagd för allmänheten, men den ska på begäran visas upp för tillsynsmyndigheten. I lagens 19 i § föreskrivs om anmälningsskyldighet om det vid en verksamhetsenhet konstateras betydande avvikelser i tillgodoseendet av de väsentliga kraven på ett informationssystem. Verksamhetsenheten ska då underrätta informationssystemets tillverkare om saken. Om en avvikelse kan innebära en betydande risk för patientsäkerheten ska detta rapporteras till Valvira som övervakar klient- och patientsäkerheten av informationssystemen.

När kommunen har sammanslagit sin hemservice och hemsjukvård till samma organisation, ska en gemensam egenkontrollplan då göras upp eller ska det finnas en separat plan för kvalitetsledningen och patientsäkerheten inom hemsjukvården och en annan plan för egenkontrollen inom hemservicen?

Med hemvård avses enligt 20 § i socialvårdslagen (1301/2014) den helhet som bildas av hemservice och hemsjukvårdsuppgifter. Hemvården är en tjänst som hör till socialvården trots att den också innefattar hälso- och sjukvårdstjänster. Inom hemvården genomförs so-cialvårdens egenkontroll enligt Valviras föreskrift. Planen för egenkontroll kompletteras i fråga om hemsjukvårdens tjänster, och två separata planer för egenkontroll behöver alltså inte utarbetas. För hemsjukvårdens tjänster ska vid uppgörandet av planen för egenkontroll beaktas vad som föreskrivs i 8 § i hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) och i förordningen om uppgörande av en plan för kvalitetsledningen och för hur patientsäkerheten tillgodoses (341/2011) i fråga om hälso- och sjukvården som hör till kommunens organiseringsansvar.

Gäller tidsfristen på sex månader som ställts för uppgörandet av planen för egenkontroll både nya serviceproducenter och sådana nya verksamhetsenheter som grundats av redan etablerade serviceproducenter?

Bestämmelsen om att en plan för egenkontroll ska uppgöras inom sex månader från det att verksamheten inletts gäller alla nya, såväl privata som offentliga verksamhetsenheter. Ut-gångspunkten för egenkontrollen är att rutiner och tillvägagångssätt skapas i den verksam-hetsmiljö där tjänsterna produceras. Inom sex månader hinner verksamhetsenheten (ledning, chefer och personal) inleda serviceprocesserna och utvärdera dem med hänsyn till kvalitet och klientsäkerhet. Personalen känner klienterna och kan identifiera riskerna i kli-entsäkerheten. Planen för egenkontroll samt anvisningarna om funktioner och förfaringssätt till stöd för planen fungerar som ett bra verktyg för utvecklingen av verksamheten och in-skolningen av anställda.

Ska planen för egenkontroll sändas till tillsynsmyndigheten eller till kommunen?

Lagen innehåller ingen automatisk förpliktelse att sända planen för egenkontroll till tillsyns-myndigheten eller till kommunen. Däremot ska dokumentet hållas offentligt framlagt. Tillstånds- och tillsynsmyndigheterna har rätt att på begäran få tillgång till planen för egenkontroll och även andra dokument som gäller egenkontrollen, såsom tillämpningsinstruktioner och uppföljningsdokument. Kommuner kan också begära att få planen för egenkontroll i samband med upphandlingsförfarande eller för ett tillsynsuppdrag. Skattemyndigheten ber att få planen för egenkontroll i samband med skattegranskning.

Vad avses med att planen för egenkontroll ska hållas offentligt framlagd?

Lagen innehåller inga närmare bestämmelser om i vilken omfattning planen ska vara offent-ligt tillgänglig. Minimikravet är att planen för egenkontroll ska hållas framlagd vid verksamhetsenheten så att klienter och andra som är intresserade av saken kan läsa den utan att separat behöva begära detta. Tillhandahållare av hemservice rekommenderas att ge planen för egenkontroll till klienten i samband med att avtalet undertecknas. Många servicegivare lägger ut planen för egenkontroll på sin webbplats, vilket vittnar om transparens i verk-samheten och stöder klienternas valmöjligheter. Även kommuner har gett tillhandahållare av stödservice möjlighet att länka in sin plan för egenkontroll på kommunens webbplats.
Ska en serviceproducent som tillhandahåller måltidstjänster som underleverans endast till en enda servicegivare (t.ex. servicehusets kök som lagts ut på entreprenad) göra upp en plan för egenkontroll enligt lagen om privat socialservice eller räcker det att planen uppgörs av den som svarar för den samlade servicen?

Skyldigheten att göra upp en plan för egenkontroll utgår ifrån att serviceproducenter som tillhandahåller stödtjänster som ingår i hemservicen gör upp en egen plan för egenkontroll.

När serviceproducentens underleverantör tillhandahåller måltidstjänster och har redan en plan för egenkontroll enligt livsmedelslagen (23/2006) krävs ingen separat plan för egenkontroll inom socialvården. Den servicegivare som ansvarar för den samlade servicen bär ansvaret och anger i sin plan för egenkontroll hur man säkerställer att underleverantörens tjänster uppfyller de krav som ställs på dem.

Det rekommenderas att underleverantörer gör upp en plan för egenkontroll i samarbete med den servicegivare som ansvarar för den samlade servicen. De får gärna avtala om att samarbeta med varandra i det praktiska genomförandet av egenkontrollen.
På vilket sätt tolkas organisationernas skyldighet att göra en anmälan till kommunen och uppgöra en plan för egenkontroll när de producerar socialvårdstjänster inom ramen för projekt som finansieras av olika aktörer? I utvecklingsprojekt är klientavgiften ofta nominell, och kostnaderna för löner, resor mm. betalas med utomstående projektfinansiering och stöd från olika håll.

Tillämpningsområdet definieras i 3 § i lagen om privat socialservice (922/2011). Enligt den avses med privat socialservice de former av socialservice som nämns i 14 § i socialvårds-lagen och den professionella handledning och rådgivning inom det sociala området i anslutning till anordnandet av dem som en enskild person, en sammanslutning eller en stiftelse eller ett affärsföretag bildat av ett offentligt samfund producerar mot ersättning genom drivande av rörelse eller yrkesutövning. Till lagens tillämpningsområde hör även stödtjänster i anslutning till hemservice samt larmtelefontjänster när de har en direkt anknytning till social- och hälsovård (förteckningen är inte uttömmande).

Inom ramen för projekten produceras i regel inte service mot ersättning genom drivande av rörelse eller yrkesutövning, varvid olika utvecklingsprojekt med utomstående finansiering inte hör till socialservicelagens tillämpningsområde. För tjänster som år efter år produceras med projektfinansiering rekommenderas en separat plan för egenkontroll för säkerställande av klientsäkerheten.

Var ligger gränsen för kartläggning av risker och ansvar när service tillhandahålls av en producent av stödtjänster som ingår i hemservicen?

I planen för egenkontroll beskrivs på vilket sätt serviceproducenten säkerställer hemvårds-klienternas klientsäkerhet. När arbetet utförs hemma hos klienten bör man särskilt ta hänsyn till klientens integritet och självbestämmanderätt. Serviceproducenten bedömer de kvalitets- och klientsäkerhetsrisker som är förknippade med den egna verksamheten, men även risker som orsakas av klienten bör bedömas. Serviceproducenten bör helst ha kännedom om en sådan instans som kan kontaktas när klientens säkerhet anses vara i fara.

Anmälningsskyldigheten som förklaras ovan i den första frågan gäller även privata producenter av hemservice. Även de ska göra en anmälan till den person som ansvarar för klientens socialvårdstjänster om de lägger märke till eller får kännedom om ett missförhållande eller en uppenbar risk för ett missförhållande vid tillhandahållandet av socialvård för klienten.

Om klienten inte har anhöriga eller en intressebevakare och är i uppenbart behov av intres-sebevakning kan en anmälan göras till förmyndarmyndigheten i kommunen enligt 91 § i lagen om förmyndarverksamhet (442/1999). Efter att förmyndarmyndigheten mottagit anmälan vidtar den åtgärder för att utreda behovet av intressebevakning.

Gäller planen för egenkontroll privata familjedagvårdare?

Skyldigheten att göra upp en plan för egenkontroll gäller även privata familjedagvårdare.