Aineiston toimittaminen sähköpostitse Valviraan
Suosittelemme toimittamaan kirjelmät ja muut asiakirjat Valviran kirjaamon sähköpostiin (kirjaamo(at)valvira.fi) virkamiesten henkilökohtaisten sähköpostien sijaan. Valviralla on myös käytössä sähköinen asiointi, jota voi käyttää monissa Valviran lupa- ja valvonta-asioissa.
Kirjelmä ja sen liitteenä olevat asiakirjat tulee toimittaa erillisinä tiedostoina. Kirjelmäksi voi riittää sähköpostin viestikenttään kirjoitettu teksti. Salassa pidettävää tietoa tai muita arkaluonteisia henkilötietoja kuten terveystietoja tai sosiaalihuollon asiakastietoja ei tule koskaan toimittaa tavallisena sähköpostina, ei edes tavallisen sähköpostin liitetiedostona. Salassa pidettävät tiedot on toimitettava turvapostina.
Sähköpostin viestikenttä
- Sähköpostin aihekenttään kirjoitettava sähköpostin otsikko on tärkeää ilmaista lyhyesti ja informatiivisesti.
- Jos lähettäjällä on jo tiedossa asian käsittelynumero, pyydetään se mainitsemaan aihe- tai viestikentässä.
Tiedostojen nimeäminen
- Tiedoston nimen on kuvattava selvästi tiedoston sisältöä.
- Valviran asianhallintajärjestelmän kannalta on toivottavaa, että tiedoston nimi olisi korkeintaan 80 merkkiä pitkä.
- Tiedoston nimessä on suositeltavaa esittää myös jokin tarkentava tieto, kuten asiakirjan päivämäärä ja/tai sen henkilön nimi, jota asiakirja koskee.
- Jos kirjelmässä on numeroitu liiteluettelo, liitetiedoston nimen alkuun on suositeltavaa laittaa vastaava liitenumero.
- Hyvä tiedostonimi on esimerkiksi ”Liite 1 Tutkintotodistus 1.2.2021 Maija Meikäläinen”.
Toivotut tiedostomuodot
- Tekstitiedostot: pdf, txt, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, odp, odg, odf. Mahdollisuuksin mukaan pyydetään käyttämään tiedostomuotoa ”PDF/A”, joka on suoraan arkistokelpoinen Valviran asianhallintajärjestelmässä.
- Valvira toivoo, että sähköpostitse ei toimitettaisi kuvatiedostoja, vaan mahdolliset kuvat muutettaisiin PDF- tai PDF/A-muotoon valmiiksi. Tämä sujuvoittaa asian käsittelyä.
- Yksittäisen tiedoston enimmäiskoko sähköisessä asiointipalvelussa on 10 MB.
- Sähköpostiviestin ja siihen sisältyvien liitteiden enimmäiskoko on 50 MB.
- Turvapostin ja siihen sisältyvien liitteiden enimmäiskoko on 400 MB.
Viestin perillemeno viranomaiselle on lähettäjän vastuulla. Kirjaamon sähköpostiin lähetetystä viestistä tulee aina automaattinen vastaanottokuittaus perille menosta.