Tietopyynnöt

Jokaisella on oikeus saada tietoja Valviran asiakirjoista ja rekistereistä. Oikeus perustuu julkisuuslakiin, jonka mukaan viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Asiakirja tai tieto voi myös olla salassa pidettävä. Tällöin viranomaisella ei ole oikeutta julkistaa tietoa salassapitovelvollisuuden vuoksi, ja hän voi kieltäytyä antamasta asiakirjaa tai tietoa.

Tiedon pyytäjä voi esittää Valviran asiakirjoja, rekistereitä tai muuta Valviran toimintaan liittyvää asiaa koskevan tietopyynnön haluamallaan tavalla, esimerkiksi kirjeitse, sähköpostitse tai puhelimitse. Jos tiedonsaantipyyntö on tehty suullisesti ja koskee useita asiakirjoja, voi Valvira tarvittaessa edellyttää tiedon pyytäjältä kirjallisen tietopyynnön tekemistä.

Valvira antaa tiedon pyydetyn asiakirjan sisällöstä joko suullisesti, antamalla asiakirjan Valviran tiloissa nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi, tai antamalla siitä kopion tai tulosteen. Valvira ei luovuta alkuperäisiä asiakirjoja tiedon pyytäjälle.

Mikäli pyydetyn tiedon antamisesta kieltäydytään kokonaan tai osittain, tiedon pyytäjälle ilmoitetaan kieltäytymisen syy. Tällöin tietopyynnön tekijä saa halutessaan asiaa koskevan perustellun  ja valituskelpoisen päätöksen, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.

Valviran henkilörekistereistä, esimerkiksi terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteri Terhikistä, annetaan  henkilötietoja sisältävä kopio tai tuloste tai tietoja sähköisessä muodossa vain, jos tietoja pyytävällä henkilöllä on lain mukaan oikeus käsitellä tällaisia henkilötietoja.

Salassapito ja tiedon antamisesta kieltäytyminen

Julkisuuslaissa on lueteltu yhteensä 32 erilaista salassapitoperustetta. Nämäkään salassapitoperusteet eivät kuitenkaan ole tyhjentäviä, ja niiden lisäksi on huomioitava muussa lainsäädännössä säädetyt salassapitoperusteet. Esimerkiksi henkilötietojen käsittelyä koskevia rajauksia on myös henkilötietolaissa, joten henkilötietolain säännökset voivat myös rajoittaa henkilötietoja sisältävän asiakirjan luovuttamista.

Salassa pidettäviä ovat lähtökohtaisesti esimerkiksi henkilön yksityiselämään kuuluvat tiedot ja yritysten liikesalaisuuksia sisältävät asiakirjat ja tiedot. Salassa pidettäviä tietoja ei lähtökohtaisesti voida luovuttaa. Poikkeuksena tästä ovat esimerkiksi henkilön oikeus saada itseään koskevia tietoja sekä asianosaisaseman perusteella (eli sillä perusteella, että asia koskee henkilön etua, oikeutta tai velvollisuutta) syntyvä tiedonsaantioikeus. Nämä tiedonsaantioikeudet eivät kuitenkaan ole rajattomia, vaan niitä voidaan poikkeuksellisesti rajoittaa, jos esimerkiksi henkilön itsensä tai jonkun toisen etu sitä vaatii. Oikeuksia salassa pidettävien tietojen saamiseen voidaan lisäksi antaa esimerkiksi toisille viranomaisille erityisten lain säännösten nojalla.

Salassa pidettävää tietoa sisältäviä asiakirjoja voidaan kuitenkin luovuttaa muillekin kuin tiedon saamiseen erityisen lainsäännöksen mukaan oikeutetulle niin, että salassa pidettävää tietoa sisältävät kohdat on peitetty tai poistettu.

Tiedon antamisesta perittävät maksut

Tietojen luovuttamisesta peritään yleensä maksu, joka määräytyy Valviran liiketaloudellisten suoritteiden hinnaston mukaisesti tai STM:n Valviran maksullisia suoritteita koskevan asetuksen perusteella.

Yksittäisistä päätöksistä, lausunnoista tai muista vastaavista asiakirjoista, joiden hakeminen ei vaadi paljon työtä, ei kuitenkaan peritä maksua. Maksua ei myöskään peritä, jos asiakirja on sähköisessä muodossa ja se voidaan myös toimittaa tiedon pyytäjälle sähköisesti, eli asiakirjan sisältö ei edellytä tietojen mustaamista. Maksu voidaan kuitenkin periä myös sähköisesti toimitettavista asiakirjoista, jos tietoa ei ole helposti löydettävissä esimerkiksi sähköisestä rekisteristä hakutoimintojen avulla. Tällöin virasto laskuttaa käytetyn työajan mukaan.

Tiedon antamista koskevat määräajat

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, Valvira toimittaa tiedon mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun pyyntö on saapunut Valviraan.  Tietoja pyytäneelle henkilölle ilmoitetaan, mikäli asian käsittely poikkeuksellisesti kestää yli kaksi viikkoa.

Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä (asiakirjoihin sisältyy esimerkiksi salassa pidettäviä osia) tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, Valvira ratkaisee asian ja luovuttaa tiedot viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Henkilötietolain mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuteen on kuitenkin henkilötietolailla säädetty eräitä rajauksia, jos tiedon antaminen voisi aiheuttaa laissa tarkemmin määriteltyä vahinkoa tai vaaraa.

Hänen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on pyydettävä tätä Valviralta joko allekirjoitetulla lomakkeella tai henkilökohtaisesti paikan päällä. Valvira varaa  rekisteröidylle tilaisuuden tutustua tietoihin tai antaa tiedot pyydettäessä kirjallisesti. 

Jos Valvira kieltäytyy antamasta tietoja, antaa Valvira kieltäytymisestä kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.

Joitakin Valviran rekisterejä (alkoholielinkeinorekisteri ja yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajarekisteri Valveri) varten on laadittu omat tietopyyntölomakkeet, jotka löydät Valviran verkkosivuilta (Lomakkeet > Tietopalvelut Valviran rekistereistä).

Tietopyyntöjen käsittelyn nopeuttamiseksi ja helpottamiseksi suosittelemme näitä rekistereitä koskevien tietopyyntölomakkeiden käyttöä. Henkilötietolain mukaan Valviran on varattava mahdollisuus tutustua tietoihin ilman aiheetonta viivytystä.

Lisätietoa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilörekistereiden tietopyynnöistä