Luvat Valviran aineistoihin

Valvirassa on useita erilaisia aineistoja, joita voi hyödyntää muun muassa tutkimuskäytössä. Se, annetaanko aineisto viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) vai sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä annetun lain (552/2019) nojalla, riippuu siitä, mitä aineistoa halutaan hyödyntää. Tarkemmin Valviran työhön ja työn kautta syntyviin aineistoihin sekä Valviran rekistereihin voit tutustua Valviran verkkosivujen kautta.

Sosiaali- ja terveydenhuollon lupa- ja valvontatiedot

Valviran sosiaali- ja terveydenhuollon lupa- ja valvontatietoja koskevien aineistojen toissijaisesta käytöstä säädetään lailla sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (toisiolaki). Lakia sovelletaan seuraaviin Valviran aineistoihin:

1. Terveydenhuollon ammattihenkilörekisteri;
2. Sosiaalihuollon ammattihenkilörekisteri;
3. Yksityisiä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottajia ja itsenäisiä ammatinharjoittajia koskeva rekisteri;
4. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiden ja ammattihenkilöiden ohjaus- ja valvontatoiminnassa syntyneet ratkaisut kuten toiminnan rajoittamista koskevat päätökset.

Lupa näiden aineistojen käyttöön voidaan myöntää tilastointia, tieteellistä tutkimusta, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa, opetusta, tietojohtamista, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjausta ja valvontaa sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtäviä varten, mikäli laissa säädetyt edellytykset täyttyvät. Lain mukaan tietolupa henkilötietoihin voidaan myöntää, jos hakemuksesta ja tiedonhyödyntämissuunnitelmasta ilmenevä tiedon käyttötarkoitus on tietosuoja-asetuksen, tietosuojalain sekä toisiolain ja muun kyseessä olevia tietoja koskevan lain mukainen. Lisäksi edellytetään, että käyttötarkoitus on tarkoituksenmukaisimmin toteutettavissa hakemuksessa tarkoitettuja tietoja käyttäen.

Mikäli aiot yhdistää Valviran aineistoja muiden viranomaisten kuten aluehallintoviraston tietoihin, tietolupaa haetaan Tietolupaviranomaiselta (findata.fi).

Mikäli haet lupaa vain Valviran aineistoihin, katso tarkemmat ohjeet hakemisesta alta kohdasta ”Lupa Valviran aineistojen hyödyntämiseen”.

Tarkempaa neuvontaa saat, kun lähetät viestin alla mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

Muut Valviran salassa pidettävät aineistot

Muihin kuin edellä mainittuihin salassa pidettäviin aineistoihin myönnetään lupa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) nojalla. Lupa voidaan myöntää tieteellistä tutkimusta, tilastointia taikka viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty. Jos asiakirjaan sisältyvät tiedot on annettu Valviralle sen suostumuksella, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty ja suostumuksessa on tiedon käytölle ja luovutukselle on asetettu ehtoja, luvan saa antaa vain näiden ehtojen toteutuessa.

Jos lupa tarvitaan usean saman ministeriön alaisen viranomaisen asiakirjasta, luvasta päättää ministeriö asianomaisia viranomaisia tarvittaessa kuultuaan. Valviran aineistojen osalta kyseessä on sosiaali- ja terveysministeriö (stm.fi).

Mikäli haet lupaa vain Valviran aineistoihin, katso tarkemmat ohjeet hakemisesta alta kohdasta ”Lupa Valviran aineistojen hyödyntämiseen”.

Tarkempaa neuvontaa saat, kun lähetät viestin alla olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Valviran julkiset aineistot

Valviran julkisiin aineistoihin ei tarvita erillistä lupaa vaan tiedot toimitetaan vapaamuotoisesta pyynnöstä. Pyynnön voi esittää Valviran kirjaamoon (kirjaamo(at)valvira.fi), josta se ohjataan edelleen asiasta vastaavalle virkamiehelle. Mikäli aineistoa pyydetään paljon tai sen kokoaminen ja käsitteleminen vaatii Valviran henkilöstöltä merkittävää työpanosta, aineiston käsittelystä voidaan periä maksu. Myös valokopioista voidaan periä maksu. Maksusta tiedotetaan hakijaa aina etukäteen.

Joskus julkinenkin aineisto sisältää henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja. Mikäli näin on, aineiston luovuttamiseen sovelletaan muun lainsäädännön lisäksi myös tietosuojalainsäädäntöä ja julkisuuslakia. Tämä voi käytännössä tarkoittaa, että julkista aineistoa voidaan luovuttaa vain tietyin ehdoin tai esimerkiksi poistaen henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja sisältävät osuudet.

Huomioithan, että osa Valviran aineistosta on saatavilla avoimena datana.

Tarkempaa neuvontaa saat, kun lähetät viestin alla olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Lupa Valviran aineistojen hyödyntämiseen

Tiedot, joita tutkimuksen toteuttamiseksi tarvitaan, on syytä määritellä mahdollisimman tarkasti jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Lupahakemuksen valmistelu onkin hyvä aloittaa tutustumalla Valviran rekisterien sisältämien tietojen kuvauksiin sekä Valviran verkkosivuihin yleisesti. Lisätietoja rekistereistä löytyy esimerkiksi tietosuojaselosteista. Lisäksi kannattaa olla yhteydessä suoraan Valviran työntekijöihin sen varmistamiseksi, onko Valvirassa tarvitsemaasi aineistoa tai sopiiko aineisto käyttötarkoitukseesi. Yhteystiedot löytyvät alta.

Käyttöluvan hakemiseen suositellaan käytettäväksi hallinnonalan yhteistä tutkimuslupalomaketta, johon liitetään asianmukainen tutkimus-/hankesuunnitelma. Uuden hakemuksen liitteenä toimitetaan aina salassapitositoumukset (liite 1), aineiston kuvaus (liite 2), tutkimus-/hankesuunnitelma (liite 3), tietosuojailmoituslomake (liite 4) ja laskutustiedot (liite 5). Muiden kuin tieteellistä tutkimusta koskevien hankkeiden (esim. viranomaisen selvitys- ja kehitystyö) osalta asiakirjat täytetään soveltuvin osin. Niiden, jotka hakevat käyttölupaa toisiolain mukaisiin aineistoihin, tulee liittää hakemukseensa myös tiedonhyödyntämissuunnitelma (ks. tarkemmin Findatan verkkosivut). Tarvittaessa hakemukseen on myös liitettävä tietosuojan vaikutustenarviointi.

Tutkimus-/hankesuunnitelmassa tulee yksilöidä tutkimuksen/hankkeen kohde ja tarkoitus yksityiskohtaisesti, ja siihen on liitettävä tiedot hankkeen, tutkimuksen tai opinnäytetyön vastuuhenkilöstä/ohjaajasta. Suunnitelmassa on myös yksilöitävä käytettävä aineisto, aineiston käyttötarkoitus ja se, kuinka aineiston salassapidosta aiotaan huolehtia. Lupahakemukseen tulee liittää erillinen salassapitositoumus. Tutkimussuunnitelma on salassa pidettävä viranomaisen asiakirja viranomaisen toiminnan julkisuudesta säädetyn lain 24 §:n 1 momentin 21 kohdan perusteella. Tutkimuksen/hankkeen tulee olla eettisesti hyväksyttävä ja sen tulee noudattaa tieteellisen tutkimuksen osalta tiedeyhteisön tunnustamia toimintatapoja. Tiedonhankinta-, tutkimus- ja arviointimenetelmien tulee olla eettisesti hyväksyttäviä ja täyttää tietosuojaa sekä tieteellisen tutkimuksen osalta tieteellistä tutkimusta koskevat kriteerit.

Jos tutkimuksessa/hankkeessa käsitellään tai käytetään hyväksi sellaisia tietoja, joista on tunnistettavissa henkilö, tutkimuksen aineisto muodostaa henkilörekisterin. Tällöin tutkija/hankkeesta vastaava henkilö vastaa siitä, että tietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaa koskevia säännöksiä sekä että rekisterin osalta on laadittu tietosuoja-asetuksen edellyttämät tietojen käsittelyä kuvaavat selosteet. Tutkimuksen/hankkeen toteuttajan eli rekisterinpitäjän tulee kaikissa henkilötietojen käsittelyn vaiheissa huolehtia siitä, ettei rekisteröidyn yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Rekisterinpitäjä on myös vastuussa rekisterissä olevien henkilöiden informointivelvollisuuden täyttämisestä. Mikäli informointivelvollisuutta ei pystytä toteuttamaan, on tutkijan tehtävä tietosuojan vaikutustenarviointi. Myös tämä dokumentti on liitettävä asiakirjoihin. Vaikutustenarviointi on myös toimitettava tietosuojavaltuutetun toimistoon 30 päivää ennen tutkimuksen aloittamista. Tarkemmin tietosuojasta ja tutkimuksesta saat tietoa tietosuojavaltuutetun sivuilta (tietosuoja.fi).

Tutkimuslupahakemus pyritään käsittelemään viivytyksettä. Toisiolain mukaiset tietolupapäätökset on annettava kolmen kuukauden kuluessa lupahakemuksen vastaanottamisesta, jollei painavasta syystä muuta johdu. Esimerkiksi tarve pyytää tietosuojavaltuutetulta lausunto voi pidentää käsittelyaikaa. Arvioidusta käsittelyajasta ja sen pitenemisestä informoidaan aina hakijaa.

Lupaa ei myönnetä, jos on ilmeistä, että aineistoja aiotaan käyttää muuhun tarkoitukseen kuin laissa hyväksyttyihin tarkoituksiin. Käyttölupaa ei siis voi käyttää tiedon saamiseen esimerkiksi yksittäisen ihmisen asiassa.

Lupa myönnetään määräajaksi. Tutkijalle/hankkeen vetäjälle nimetään Valviran sisällä yhteyshenkilö, joka neuvoo ja opastaa häntä aineiston käsittelyssä sekä sopii aineistoon tutustumisen aikataulusta. Salassa pidettäviä aineistoja ei pääsääntöisesti luovuteta viraston ulkopuolelle, vaan aineistoon on tutustuttava Valviran toimipisteissä joko Helsingissä tai Rovaniemellä. 

Käyttölupapäätökset ovat maksullisia. Myönteisestä ja kielteisestä päätöksestä peritään sama maksu. Jos Valviralle toimitettu hakemus peruutetaan tai muuten raukeaa ennen kuin asia on käsitelty, käsittelymaksu on puolet siitä maksusta, joka hakijalta olisi muutoin peritty. Maksu määräytyy sosiaali- ja terveysministeriön antaman asetuksen perusteella. Opinnäytetyöhön myönnetyn päätöksen hinta on 80 euroa ja muuhun tieteelliseen tutkimukseen myönnetty tutkimuslupapäätös maksaa 250 euroa (vuonna 2020). Mikäli salassa pidettävän aineiston kerääminen ja käsittely edellyttää tavanomaista suurempaa työpanosta Valviralta, myös tästä työstä voidaan periä maksu. Maksusta tiedotetaan hakijaa aina etukäteen.

Tutkimuksen/hankkeen valmistuttua sen loppuraportti toimitetaan Valviraan ennen tutkimuksen julkaisua. Tarvittaessa Valvira tarkistaa, että tietosuojaa koskevat periaatteet ja lupaehdot toteutuvat julkaisussa. Mikäli mahdollista, Valvira hyödyntää tutkimuksen/hankkeen tuloksia esim. valvonnan ja lupahallinnon kehittämistyössä. Tutkimuksen/hankkeen hyödyntämisestä Valviran toiminnassa sovitaan aina tapauskohtaisesti.