Tillstånd till Valviras material

Valvira förvaltar ett flertal olika datamaterial som kan utnyttjas bland annat för forskning. Det huruvida materialet lämnas ut med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) eller med stöd av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården (552/2019) beror på vilket material man vill utnyttja. Mer information om de material som uppstår i eller i samband med Valviras arbete samt om Valviras register finns på Valviras webbplats.

Tillstånds- och tillsynsdata om social- och hälsovården

Bestämmelser om sekundär användning av material som gäller Valviras tillstånds- och tillsynsdata om social- och hälsovården har utfärdats i lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården (lagen om sekundär användning). Lagen tillämpas på följande datamaterial som finns hos Valvira:

1. Registret över yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården
2. Registret över yrkesutbildade personer inom socialvården;
3. Registret över privata tillhandahållare av social- och hälsotjänster samt självständiga yrkesutövare;
4. Beslut som meddelats i samband med styrning av och tillsyn över verksamhetsenheter och yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården, t.ex. beslut om begränsning av yrkesutövningen.

Tillstånd att använda dessa material kan beviljas för statistikföring, vetenskaplig forskning, utvecklings- och innovationsverksamhet, undervisning, informationsledning, myndighetsstyrning och myndighetstillsyn inom social- och hälsovården samt för myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter, om lagstadgade förutsättningar uppfylls. Enligt lagen får ett dataanvändningstillstånd för personuppgifter beviljas, om användningsändamålet för uppgifterna enligt ansökan och planen för användning av uppgifterna överensstämmer med dataskyddsförordningen, dataskyddslagen samt lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården och någon annan lag som gäller uppgifterna i fråga. Dessutom krävs att användningsändamålet mest ändamålsenligt förverkligas genom användning av de i ansökan avsedda uppgifterna.

Om avsikten är att samköra Valviras material med personuppgifter från andra myndigheter, såsom regionförvaltningsverkets uppgifter, ska dataanvändningstillstånd ansökas hos Tillståndsmyndigheten (findata.fi).

Om du enbart ansöker om tillstånd att använda Valviras material, se närmare anvisningar nedan i avsnittet ”Tillstånd att utnyttja Valviras material”.

För mer detaljerade råd ber vi dig skicka ett meddelande till nedannämnda e-postadress.

Övrigt sekretessbelagt material hos Valvira

Tillstånd till andra än ovannämnda sekretessbelagda data beviljas med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen). Tillstånd kan beviljas för vetenskaplig forskning eller statistikföring eller för ett sådant planerings- eller utredningsarbete som en myndighet utför, om det är uppenbart att de intressen som sekretessplikten är avsedd att skydda inte kränks om uppgifter lämnas ut. Om uppgifterna har lämnats ut till Valvira med samtycke av den vars intressen sekretessplikten är avsedd att skydda, och det i samtycket har uppställts villkor för användning och utlämnande av uppgifterna får tillstånd endast beviljas om dessa villkor uppfylls.

Om tillstånd behövs för handlingar som finns hos flera myndigheter som är underställda samma ministerium, fattar ministeriet beslut om beviljande av tillstånd efter att vid behov ha hört myndigheterna. I fråga om Valviras material fattas beslutet av social- och hälsovårdsministeriet (stm.fi).

Om du endast ansöker om tillstånd till Valviras material ber vi dig läsa närmare anvisningar om ansökan nedan i avsnittet ”Tillstånd att utnyttja Valviras material”.

För mer detaljerade råd ber vi dig skicka ett meddelande till nedannämnda e-postadress.

Valviras offentliga material

Tillgång till Valviras offentliga material förutsätter inte separat tillstånd, utan uppgifterna skickas efter en fritt formulerad begäran. Begäran kan framställas hos Valviras registratorskontor (kirjaamo(at)valvira.fi), varifrån den skickas vidare till den tjänsteman som ansvarar för ärendet. Om det begärda materialet är omfattande eller det krävs en betydande arbetsinsats av Valviras personal för att sammanställa och behandla materialet kan en avgift för behandlingen av materialet tas ut. Även ljuskopior kan vara avgiftsbelagda. Den som begär material informeras alltid i förväg om avgiften.

Ibland kan också ett offentligt material innehålla personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter. Om så är fallet tillämpas förutom övrig lagstiftning även dataskyddslagstiftningen och offentlighetslagen. Detta kan i praktiken leda till att ett offentligt material endast kan överlåtas på vissa villkor eller till exempel efter radering av de avsnitt som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter.

Vi ber dig beakta att en del av Valviras material finns tillgängligt som öppna data.

För mer detaljerade råd ber vi dig skicka ett meddelande till nedannämnda e-postadress.

Tillstånd att utnyttja Valviras datamaterial

Uppgifterna som behövs för den avsedda studien bör så noggrant som möjligt anges redan i projektets planeringsskede. Ett bra sätt att inleda förberedningen av en tillståndsansökan är att gå igenom beskrivningarna av de uppgifter som ingår i Valviras register och läsa Valviras webbsidor i allmänhet. Mer information om registren finns till exempel i dataskyddsbeskrivningarna. Dessutom lönar det sig att direkt kontakta Valviras anställda för att kontrollera om Valvira har det material du behöver och om det lämpar sig för ditt användningsändamål. Kontaktuppgifter ges nedan.

För ansökan om användningstillstånd rekommenderas förvaltningsområdets gemensamma blankett för ansökan om forskningstillstånd, till vilken bifogas en lämplig forsknings-/projektplan. Som bilagor till en ny ansökan ska alltid skickas sekretessförbindelser (bilaga 1), en beskrivning av materialet (bilaga 2), forsknings-/projektplan (bilaga 3), blankett med dataskyddsanmälan (bilaga 4) och faktureringsuppgifter (bilaga 5). För andra projekt än de som gäller vetenskaplig forskning (t.ex. myndighetens utrednings- och utvecklingsarbete) ifylls handlingarna i tillämpliga delar. De som ansöker om dataanvändningstillstånd för material som lyder under lagen om sekundär användning ska till sin ansökan även foga en plan för utnyttjandet av data (se närmare på Findatas webbplats (på finska). Vid behov ska även en konsekvensbedömning avseende dataskydd bifogas till ansökan.

I forsknings-/projektplanen ska forskningens/projektets mål och syfte anges i detalj, inklusive uppgifter om ansvarig person/handledare för projektet, forskningen eller lärdomsprovet. Planen ska även innehålla en detaljerad beskrivning av det datamaterial som avses användas, materialets användningsändamål samt hur man ämnar säkerställa att uppgifterna sekretessbeläggs. Till tillståndsansökan ska bifogas en separat sekretessförbindelse. Forskningsplanen är en sekretessbelagd myndighetshandling med stöd av 24 § 1 mom. 21 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Med stöd av 24 § 1 mom. 21 punkten i offentlighetslagen är en forskningsplan en sekretessbelagd myndighetshandling. Forskningen/projektet ska vara etiskt godtagbara och följa de förfaringssätt som forskningssamfundet erkänt i fråga om vetenskaplig forskning. Dataanskaffnings-, undersöknings- och bedömningsgrunderna ska vara etiskt godtagbara och förenliga med kriterierna för dataskydd och vetenskaplig forskning.

Om det i forskningen/projektet behandlas eller utnyttjas sådana uppgifter där en person kan identifieras, bildar forskningsmaterialet ett personregister. Forskaren/den ansvariga personen ansvarar då för att bestämmelserna om dataskydd iakttas vid behandlingen av uppgifterna och för att sådana beskrivningar har utarbetats i fråga om behandlingen av personuppgifter som förutsätts av dataskyddsförordningen. Den som genomför forskningen/projektet, dvs. den registeransvarige, ska under alla faser där personuppgifter behandlas se till att den registrerades personliga integritet inte otillbörligt kränks. Den registeransvarige ansvarar även för att informeringsskyldigheten gentemot de registrerade personerna fullgörs. Om informeringsskyldigheten inte kan fullgöras ska forskaren göra en konsekvensbedömning avseende dataskydd. Dokumentet ska fogas till handlingarna. Konsekvensbedömningen ska även sändas till dataombudsmannens byrå 30 dagar innan forskningen inleds. Närmare information om dataskydd och forskning finns på dataombudsmannens webbplats (tietosuoja.fi) (på finska).

Ansökan om forskningstillstånd behandlas i mån av möjlighet utan dröjsmål. Dataanvändningstillstånd enligt lagen om sekundär användning ska meddelas inom tre månader från det att tillståndsansökan mottagits, om inte annat följer av vägande skäl. Behandlingstiden kan exempelvis förlängas om ett utlåtande ska begäras av dataombudsmannen. Den som ansöker om tillstånd underrättas alltid om den uppskattade behandlingstiden och en förlängning av den.

Tillstånd beviljas inte om det är uppenbart att materialet avses användas för annat ändamål än de som godkänts i lagen. Dataanvändningstillståndet kan alltså inte användas i syfte att få tillgång till uppgifter i en enskild människas ärende.

Tillståndet beviljas för viss tid. För forskaren/projektledaren utses en kontaktperson hos Valvira som ger råd och vägledning i hur materialet används och som avtalar om när materialet lämnas ut. Sekretessbelagda datamaterial lämnas i regel inte ut utanför ämbetsverket, utan kan endast läsas på Valviras verksamhetsställen, antingen i Helsingfors eller i Rovaniemi.

Beslut om dataanvändningstillstånd är avgiftsbelagda. Samma avgift tas ut både för positivt och negativt beslut. Om en ansökan som lämnats till Valvira återkallas eller annars förfaller innan ärendet har behandlats, utgör behandlingsavgiften hälften av det belopp som annars skulle ha tagits ut hos sökanden. Avgiften bestäms på basis av en förordning som utfärdats av social- och hälsovårdsministeriet. Priset på ett beslut som beviljats för avhandlingar är 80 euro, och ett beslut om forskningstillstånd för annan vetenskaplig forskning kostar 250 euro (år 2020). Om insamlingen och behandlingen av sekretessbelagt material förutsätter en större arbetsmängd än normalt hos Valvira kan en avgifts tas ut även för detta arbete. Sökanden informeras alltid i förväg om avgiften.

Efter en avslutad forskning/avslutat projekt skickas slutrapporten till Valvira innan forskningsresultaten publiceras. Vid behov granskar Valvira att principerna för dataskydd och tillståndsvillkoren har iakttagits i publikationen. Valvira utnyttjar, om möjligt, forskningens/projektets resultat t.ex. för att utveckla tillsynen och tillståndsförvaltningen. Det avtalas alltid från fall till fall om forskningen/projektet utnyttjas i Valviras verksamhet.