Begäran om information

Var och en har rätt att få uppgifter ur Valviras handlingar och register. Rätten baserar sig på offentlighetslagen, enligt vilken myndighetshandlingar i princip är offentliga. En handling eller uppgift kan också vara sekretessbelagd. I ett sådant fall tillåter handlingssekretessen inte att uppgiften offentliggörs, och myndigheten kan vägra att lämna ut handlingen eller uppgiften.

Den som begär uppgiften kan framställa en begäran om att få ta del av uppgifter som gäller Valviras handlingar, register eller något annat i anknytning till Valviras verksamhet. Begäran kan framställas på önskat sätt, till exempel per brev, e-post eller telefon. Om begäran om utlämnande av uppgifter har gjorts muntligen och gäller ett flertal dokument, kan Valvira vid behov kräva att begäran lämnas in skriftligen.

Valvira kan lämna ut uppgifter ur en myndighetshandling antingen muntligen, genom att lägga fram handlingen för påseende och kopiering eller för avlyssning i Valviras lokaler, eller så att en kopia eller utskrift av den lämnas ut. Valvira lämnar inte ut originalhandlingar.

Om Valvira helt eller delvis vägrar att lämna ut den begärda uppgiften, meddelas den som begärt uppgiften vad vägran beror på. Den som begärt uppgiften får i så fall på begäran ett motiverat, överklagbart beslut, som kan överklagas hos förvaltningsdomstolen.

Ur Valviras personregister, till exempel centralregistret över yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården Terhikki, ges en kopia eller utskrift med personuppgifter eller uppgifter i elektronisk form endast, om den person som begär uppgifterna enligt lag har rätt att behandla sådana personuppgifter.

Sekretess och vägran att lämna ut uppgifter

Offentlighetslagen räknar upp totalt 32 olika sekretessgrunder för myndighetshandlingar. Inte heller denna förteckning är helt uttömmande, eftersom också de sekretessgrunder ska beaktas, som finns i annan lagstiftning. Till exempel innehåller personuppgiftslagen begränsningar som gäller behandling av personuppgifter, och därför kan personuppgiftslagens bestämmelser också begränsa överlåtelse av dokument med personuppgifter.

Sekretessbelagda uppgifter är i princip till exempel handlingar och uppgifter som gäller privatliv och företagens affärshemligheter. Sekretessbelagda uppgifter får i regel inte överlåtas. Ett undantag från denna regel är till exempel varje persons rätt att få ta del av uppgifter som gäller honom eller henne själv samt den rätt till information som uppstår av ställningen som part (dvs. på den grunden att ärendet gäller partens intresse, rätt eller skyldighet). Dessa rättigheter till information är dock inte obegränsade, utan kan undantagsvis begränsas, till exempel om det förutsätts av personens eget eller någon annans intresse. Rätt att ta del av sekretessbelagda uppgifter kan dessutom ges till andra myndigheter på basis av vissa särskilda lagbestämmelser.

Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter kan emellertid lämnas ut även till andra än den som med stöd av en särskild lagbestämmelse har rätt att ta del av uppgiften. Det ska då ske på ett sådant sätt, att de sekretessbelagda punkterna i dokumentet har täckts över eller avlägsnats.

Avgifter för utlämnande av information

För utlämnande av uppgifter tas vanligen ut en avgift, som bestäms enligt avgifterna för Valviras prestationer som prissätts på företagsekonomiska grunder, eller på basis av social- och hälsovårdsministeriets förordning om Valviras avgiftsbelagda prestationer.

Avgift tas dock inte ut för enskilda beslut, utlåtanden eller andra motsvarande dokument som kan sökas fram utan större arbetsinsatser. Avgift tas inte heller ut, om dokumentet finns tillgängligt i elektroniskt format och kan sändas elektroniskt till den som begär uppgiften, dvs. när innehållet i dokumentet inte kräver att uppgifter täcks över med svart färg. Avgift kan dock tas ut även för handingar som sänds elektroniskt, om uppgiften till exempel inte lätt kan hittas i ett elektroniskt register med hjälp av sökfunktioner. I sådana fall fakturerar ämbetsverket enligt den arbetstid som använts för sökningen.

Tidsfrister för utlämnande av information

När en begäran om information gäller en offentlig handling, skickar Valvira uppgiften så snabbt som möjligt, dock senast inom två veckor från det att begäran framställts hos Valvira. Om behandlingen av ärendet undantagsvis tar längre tid än två veckor, får den som begärt informationen ett meddelande om detta.

I sådana fall där behandlingen och avgörandet av begäran om information kräver särskilda åtgärder (till exempel när handlingarna innehåller delar som ska hemlighållas) eller om ärendet annars innebär en större arbetsmängd än normalt, avgör Valvira ärendet och lämnar ut uppgifterna senast inom en månad räknat från mottagandet av begäran.

Den registrerades rätt till insyn

Enligt personuppgiftslagen har var och en rätt att få veta vilka uppgifter om honom som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom. Rätten till insyn innehåller dock vissa inskränkningar som föreskrivs i personuppgiftslagen, om informationen kan medföra sådan fara eller skada som närmare specificeras i lagen.

Den som önskar kontrollera uppgifter om sig själv ska begära detta av Valvira antingen i en egenhändigt undertecknad blankett eller personligen hos Valvira. Valvira bereder den registrerade tillfälle att ta del av uppgifterna, eller lämnar på begäran uppgifterna skriftligen.

Om Valvira vägrar lämna uppgifterna, ges ett skriftligt intyg om detta. I intyget nämns skälen till att insyn har förvägrats.

För vissa av Valviras register (alkoholnäringsregistret, registret över yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården Terhikki samt registret över tillhandahållare av privata social- och hälsovårdstjänster Valveri) finns separata blanketter för begäran av information som kan finnas på Valviras webbsida (Blanketter > Informationstjänster från Valviras register).

För att påskynda och underlätta behandlingen av begäran om information rekommenderas, att de för ändamålet avsedda blanketterna används när begäran framställs om utlämnande av information ur dessa register. Enligt personuppgiftslagen ska Valvira utan obefogat dröjsmål ge den registrerade tillfälle att ta del av uppgifterna.