Raportointi
Alkoholijuomien ja väkiviinan valmistajat, tukkumyyjät ja maahantuojat ovat velvollisia raportoimaan Valviraan valmistamansa, myymänsä ja/tai maahantuomansa alkoholimäärät sekä rekisteröimään tuotteet Valviran tuoterekisteriin ennen niiden luovutusta markkinoille.
Alkoholilain mukaan luvanhaltijan on toimitettava määräajoin valvontaviranomaisille myyntiään ja muuta toimintaansa koskevat valvonnan ja toiminnan riskien arvioimisen kannalta tarpeelliset ilmoitukset ja tiedot. Raportointivelvollisuus koskee kaikkia alkoholijuomien ja väkiviinan valmistajia, tukkumyyjiä ja maahantuojia. Raportointivelvollisuus koskee myös sellaista tukkumyyntiluvanhaltijaa, joka ei ole vielä aloittanut toimintaansa tai jonka toiminta on keskeytynyt.
Raportointitietoja käytetään Valvirassa ja aluehallintovirastoissa valmistajien, tukkumyyjien ja anniskelu- ja vähittäismyyjien valvonnassa. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL muodostaa Valviran koostamista tiedoista valtakunnalliset alkoholitilastot.
Alkoholijuoman valmistaja ja maahantuoja vastaavat kulutukseen luovuttamansa alkoholijuoman laadusta ja koostumuksesta sekä siitä, että tuote ja sen päällysmerkinnät ja muu esittely ovat siitä annettujen säännösten ja määräysten mukaisia. Valvira ohjaa ja valvoo valmistajan ja maahantuojan vastuun toteutumista.
Valvira toimii Suomessa alkoholijuomien elintarvikevalvontaviranomaisena ja ylläpitää alkoholijuomien tuoterekisteriä tuotteiden laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi. Valvira suorittaa tuotevalvontaa myös valvontatarkastuksilla sekä ottaa markkinoilla olevista tuotteista näytteitä. Näytteet analysoidaan laboratoriossa.
Alkoholijuomien valmistajan, tukkumyyjän ja maahantuojan ilmoitusvelvollisuudet
Alkoholijuomien valmistajat, tukkumyyjät ja maahantuojat ovat velvollisia tekemään seuraavat ilmoitukset Valviralle:
- tuoteilmoitus (tuotteen valmistaja tai maahantuoja)
- valmistusilmoitus (valmistaja)
- toimitusilmoitus/nollailmoitus (kaikki toimijat)
- kolmansista maista maahantuotu luomualkoholi (koskee luonnonmukaisen tuotannon valvontajärjestelmään kuuluvia toimijoita)
- maahantuontiraportti (koskee anniskelu-/vähittäismyyntiluvanhaltijoita, joilla on omaa maahantuontia)
- rypäleviinin varastoilmoitusta ei enää tarvita.
Tuotteiden (alkoholijuomien ja väkiviinan) valmistajan ja maahantuojan velvollisuus on rekisteröidä valmistamansa tai maahantuomansa tuotteet Valviran tuoterekisteriin ennen tuotteen luovuttamista markkinoille. Lisäksi tuotteissa tapahtuvat muutokset on ilmoitettava Valviran rekisteriin, kuten myös tuotteiden myynnin lopetukset.
Uusista kotimaisista ja kolmansista maista maahantuoduista alkoholijuomista on toimitettava Valviralle ensivalvonta-analyysitodistus. Todistuksen sisältövaatimukset vaihtelevat tuotteen alkuperän ja tuoteryhmän mukaan. Tuote tulee uudelleen analysoida myös, mikäli tuotteen koostumus oleellisesti muuttuu.
Ensivalvontatodistuksen antajan tulee olla akkreditoituja alkoholijuoman analyysimenetelmiä käyttävä laboratorio. Ensivalvontatodistuksen on oltava jollain helposti ymmärrettävällä yhteisömaan kielellä. Ensivalvontatodistuksesta on selkeästi käytävä ilmi mihin juomaan todistus liittyy. Muut todistukset, esim. juoman valmistajan antama tuotespesifikaatti/sertifikaatti tai muu tuoteseloste ei kelpaa ensivalvontatodistukseksi. Ensivalvontatodistusta ei vaadita väkiviinasta.
Tarkemmat ohjeet:
Alkoholijuomien tukkumyynnin ohje (PDF, 682 kt)
Ohje tuotteiden rekisteröintiin (PDF, 1 Mt)
Hyväksytyt viinilaboratoriot (Euroopan komissio)
Lomakkeet:
Tuoteilmoitus (sähköinen asiointi, vaatii kirjautumisen)
Ilmoitus tehdään jokaiselta valmistajan toimipaikalta erikseen kolmannesvuosittain, tuotteittain, ilmoitusjaksoa seuraavan kuukauden 18. päivään mennessä. Ilmoitusjaksot ovat 01 tammi – huhtikuu, 02 touko – elokuu ja 03 syys – joulukuu.
Tarkemmat ohjeet:
Alkoholijuomien valmistuksen raportointiohje (PDF, 42 kt)
Lomakkeet:
Astiointi-ilmoitus (pdf)
Toimitusilmoitus lähetetään Valviraan joka kuukausi 18. päivään mennessä. Ilmoituksessa raportoidaan edellisen kuukauden myynnit eli esimerkiksi toukokuun myynnit on raportoitava kesäkuun 18. päivään mennessä. Vaikka luvanhaltijalla ei olisi ollut toimintaa kyseisenä kuukautena, on toimitusilmoitus silti tehtävä ns. nollailmoituksena.
Toimitusilmoitus tehdään joko sähköisenä toimitusilmoituksena tai ftp-siirtona. Ilmoituksen tulee olla Valviran antaman tietuekuvauksen mukainen. Valvira voi antaa 15 % valvontamaksualennuksen toimijoille, jotka lähettävät toimitustiedot sähköisesti ja noudattavat annettua määräaikaa (valvontamaksu on kuitenkin aina vähintään perusmaksun 250 € suuruinen).
Tarkemmat ohjeet:
Alkoholijuomien tukkumyynnin ohje (pdf)
Tukkumyynnin sähköinen toimitusilmoitus
Lomakkeet:
Toimitusilmoitus (sähköinen asiointi, vaatii kirjautumisen)
Toimitusilmoituspohja sähköisen asioinnin kautta ilmoittaville (xlsx)
Raportti kolmansista maista tuoduista luonnonmukaisesti tuotetuista alkoholijuomista
Yrityksen tulee hakeutua Valviran luomuvalvontajärjestelmään, mikäli se valmistaa, maahantuo tai varastoi luomualkoholeja. Kolmansista maista maahantuotavien luomualkoholijuomien osalta maahantuojan on aina tehtävä eräkohtainen ilmoitus Valviralle viimeistään siinä vaiheessa kun erää seuraava tarkastustodistus toimitetaan Tullille.
Tarkemmat ohjeet:
Luonnonmukaisesti tuotettujen alkoholijuomien valvonta (PDF, 2,2 Mt)
Alkoholijuomien tukkumyynnin ohje (PDF, 682 kt)
Lomakkeet:
Raportti kolmansista maista maahantuoduista luomualkoholijuomista (pdf)
Anniskelu-/vähittäismyyntiluvanhaltijan maahantuontiraportti
Alkoholijuomia maahantuova anniskelu-/vähittäismyyntiluvanhaltija on velvollinen tekemään tuoteilmoitukset sekä raportoimaan maahantuodut litramäärät Valviraan.
Maahantuodut erät ilmoitetaan maahantuontiraportti-lomakkeella. Raportissa ilmoitetaan tuotteen EAN -koodi (tai tuoterekisteristä saatu tuotenumero), tuotu määrä litroina sekä tuote-erän ostohinta euroina.
Maahantuontiraportti toimitetaan Valviraan tuotteiden maahantuonnista seuraavan kuukauden 18. päivään mennessä.
Tarkemmat ohjeet:
Anniskelu-/vähittäismyyntiluvanhaltijan maahantuomien alkoholijuomien raportointi
Lomakkeet:
Maahantuontiraportti, alkoholijuomat (pdf)
Väkiviinan valmistajan, tukkumyyjän ja maahantuojan ilmoitusvelvollisuudet
Väkiviinan tukkumyyjät ovat velvollisia tekemään seuraavat ilmoitukset Valviralle:
- tuoteilmoitus
- toimitusilmoitus ja
- etyylialkoholiraportti.
Tuoteilmoitus
Tuotteiden valmistajan ja maahantuojan velvollisuus on rekisteröidä valmistamansa tai maahantuomansa tuotteet Valviran tuoterekisteriin ennen tuotteen luovuttamista markkinoille. Lisäksi tuotteissa tapahtuvat muutokset on ilmoitettava Valviran rekisteriin, kuten myös tuotteiden lopetukset.
Tarkempi ohjeistus ja lomakkeet löytyvät ylempää Tuoteilmoitus ja ensivalvonta-analyysi -kohdasta.
Toimitusilmoitus
Toimitusilmoitus lähetetään Valviraan joka kuukausi 18. päivään mennessä. Ilmoituksessa raportoidaan edellisen kuukauden myynnit eli esimerkiksi toukokuun myynnit on raportoitava kesäkuun 18. päivään mennessä. Vaikka luvanhaltijalla ei olisi ollut toimintaa kyseisenä kuukautena, on toimitusilmoitus silti tehtävä ns. nollailmoituksena.
Toimitusilmoitus tehdään joko sähköisenä toimitusilmoituksena tai ftp-siirtona. Ilmoituksen tulee olla Valviran antaman tietuekuvauksen mukainen. Valviran voi antaa 15 % valvontamaksualennuksen toimijoille, jotka lähettävät toimitustiedot sähköisesti ja noudattavat annettua määräaikaa (valvontamaksu on kuitenkin aina vähintään perusmaksun 250 € suuruinen).
Tarkempi ohjeistus ja lomakkeet löytyvät ylempää Toimitusilmoitus-kohdasta.
Etyylialkoholiraportti
Valvira toimittaa EU:lle kerran vuodessa tietoja etyylialkoholin valmistuksesta ja myynnistä käyttötarkoituksen mukaan. Näitä tietoja varten tarvitaan toimitusilmoitusten lisäksi etyylialkoholiraportissa kuvatut tiedot. Tiedot toimitetaan Valviraan 31.1. mennessä.
Tarkemmat ohjeet:
Etyylialkoholitietojen raportointi (PDF, 71 kt)
Lomakkeet:
Etyylialkoholiraportti (pdf)
Myyjän tulee raportoida vuosittain Valviralle denaturoimisaine- ja ostajakohtainen ilmoitus lievästi denaturoidun väkiviinan myynnistään (STM:n asetus 158/2018). Vuosi-ilmoitus toimitetaan viimeistään seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä.
Ilmoitus tehdään toimittamalla tiedot sähköisesti tiedostona, esimerkiksi Excel-tiedostona, joka sisältää kaksi taulukkoa:
- Taulukkoon kootaan yrityksen kaikki lievästi denaturoidun väkiviinan myynnit litroina. Myynnit ryhmitellään denaturoimisaineen mukaisiin ryhmiin (1-17). Sama koskee myös maahantuotua lievästi denaturoitua väkiviinaa, mikäli valmiste on denaturoitu Suomessa hyväksytyllä denaturoimisaineella. Muussa tapauksessa ilmoitetaan denaturoimisaine ja minkä maan lainsäädännön mukaisesti myydyt tuotteet on denaturoitu.
- Taulukkoon laitetaan yritys-/asiakaskohtaiset myynnit. Asiakkaista ilmoitetaan yrityksen nimi ja Y-tunnus, väkiviinan käyttötarkoitus sekä myydyt valmisteet litroittain jaoteltuna eri denaturoimisaineiden mukaisiin ryhmiin. Ilmoitukset toimitetaan sähköpostilla Valviraan osoitteeseen alkoholiraportointi@valvira.fi.
alkoholiraportointi(at)valvira.fi
Suomi Noora
Rekisterisihteeri
puh. 029 5209 450
etunimi.sukunimi@valvira.fi