Myös viranomaistoimintaa on syytä kehittää digitalisaation hengessä

Sote- ja maakuntauudistus myllää palvelujärjestelmämme uuteen uskoon. Alueet, joilla sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestäjät, hallinto ja valvonta jatkossa operoivat, ovat muutosten myötä maantieteellisesti huomattavasti laajempia kuin aiemmin. Suunniteltu valtakunnallinen lupa- ja valvontavirasto tulee toimimaan 18 maakunnan alueella ja huolehtimaan valvonnasta ja ohjauksesta valtakunnallisesti. Tämä edellyttää uusia toimintamalleja myös viranomaisilta: reaaliaikainen, matkustusta vähentävä ja esteetön yhteydenpito ja osallistuminen on viritettävä kuntoon ennen uuden palvelujärjestelmän käyttöönottoa.

Asiakaskeskeisyys on hyvä lähtökohta digitalisaatiohankkeille

Digitalisaatio on hallituksen strategian läpileikkaava teema. Parhaillaan käynnissä olevissa digitalisaatiohankkeissa huolehditaankin esimerkillisesti sähköisen asioinnin edellytysten kehittämisestä, mm. asiakaslähtöisestä palveluväylästä lupa-asioissa. Valtiovarainministeriö ohjaa aktiivisesti mm. Kansallinen palveluarkkitehtuuri (KaPa) -hankkeen avulla viranomaisia yhteen ruotuun järjestelmä- ym. asioissa: esimerkiksi maakuntauudistuksessa lähtökohtana ovat asiakaskeskeiset palvelukokonaisuudet KaPa-hankkeen mahdollisuuksia hyödyntäen. Asiakaslähtöisen digitalisaation edistämisestä on huolehdittu lainsäädännön ajantasaistamisesta lähtien.

Juuri nyt olisikin tärkeää huolehtia myös siitä, että viranomaisten toimintakulttuuri, toimintatavat ja -edellytykset vastaavat digitalisaation henkeä ja tavoitteita.

Huomio myös joustavaan, paikkariippumattomaan viranomaistoimintaan

Asioiden valmistelemisen, päätöksenteon ja siihen osallistumisen tulisi voida tapahtua paikkariippumattomasti. Esteitä vaikuttavalle ja joustavalle viranomaistoiminnalle löytyy kuitenkin lainsäädännöstä lähtien.  On säännöksiä, jotka edellyttävät tarpeettomasti fyysistä läsnäoloa ja siten mm. matkustamista, vaikka nykyteknologia mahdollistaisi osallistumisen olinpaikasta riippumatta.

Osallistamista ja asiantuntijuuden laaja-alaista käyttöä voidaan joustavoittaa ja kehittää teknisiä yhteyksiä käyttäen. Toiminnassa ja päätöksenteossa tarvittava henkilöstö ja asiantuntijuus voi jatkossa valikoitua muutoin kuin toimipaikkalähtöisesti. Lainsäädännön lisäksi on tarpeen huolehtia viranomaisten työvälineiden, erityisesti videoyhteyksien toimivuudesta. Informaatioteknologian suomat mahdollisuudet viranomaistoiminnassa tulisi voida hyödyntää täysimääräisesti.

Juuri nyt olisikin tärkeää huolehtia myös siitä, että viranomaisten toimintakulttuuri, toimintatavat ja -edellytykset vastaavat digitalisaation henkeä ja tavoitteita.

Pelkkä teknologia ei riitä – tarvitaan osaamista ja tahtotilaa

Tietokoneiden, työpöytien ja neuvotteluhuoneiden varustus ja ohjelmistot ovat viime aikoina kehittyneet nopeasti. Ei kuitenkaan riitä, että tekniikka on olemassa. Teknisten yhteyksien hyödyntäminen edellyttää onnistuakseen myös, että asenne, tahtotila ja osaaminen ovat kunnossa.

Osataanko tekniikkaa käyttää ja hyödyntää tarkoituksenmukaisesti? Onko halua ja taitoa osallistaa etäämpänä olevia tai keskustella sujuvasti ruutujen ääressä olevien kanssa ja heidät huomioiden? Onko kyseessä jopa osaamisalue, johon kannattaisi panostaa koulutusta järjestämällä? Tarpeettoman matkustamisen karsiminen säästää sekä euroja että ihmisiä. Hiilijalanjälki pienenee, vaikuttavuus ja nopeus paranevat. Kaikki voittavat.